Estimados colegas:

Nuestra reputación es el activo más valioso que tenemos. Nos la ganamos cada día con las decisiones que tomamos. Y cada uno de nosotros tiene el deber de preservarla, tomando las decisiones correctas y haciendo las cosas correctas —para nuestros clientes, nuestras comunidades, CLONARA S.A, sociedad costarricense con cédula jurídica 3-101-773540) y nosotros mismos— dentro del marco de la ley y nuestras responsabilidades profesionales.

Tomar la decisión correcta no es siempre directo o simple. Las leyes no siempre son claras y a veces entran en conflicto. Los estándares legales difieren. Las reglas se aplican más allá de las fronteras de los países que las hacen cumplir, lo que crea reglas extraterritoriales en desacuerdo con las prácticas locales. Las presiones del negocio tientan a algunos a tomar atajos.

Hemos desarrollado el Código de Conducta de MODELOS The AEGENCY para asegurarnos de que cada modelo y fotógrafo que forma parte de esta gran familia los principios que han de guiarnos en las decisiones que tomamos y la manera en que nos comportamos. El Código explica en detalle nuestras obligaciones y responsabilidades legales y éticas en distintas áreas. Provee una guía sobre cómo actuar ante la ausencia de políticas claras y específicas.

Esperamos que usted lea este Código y se rija por nuestros principios, políticas y estándares. Asimismo, lo alentamos a que busque orientación cuando tenga preguntas sobre el Código o su aplicación.

Y, en tanto esté permitido conforme a las leyes locales sobre privacidad y empleo, esperamos que informe cualesquiera violaciones que conozca o sospeche.

Todos compartimos los beneficios del buen nombre de The AEGENCY. También compartimos la responsabilidad de preservarlo y protegerlo. Gracias por hacer su parte.

 

Principios Rectores

Somos un santuario. En The AEGENCY hemos creado un ambiente hermoso, sano, donde todas las personas puedan ser libres y sentirse cómodas, por lo que nos comprometemos a respetar las libertades de cada una de las personas y crear un ambiente de una verdadera hermandad.  

Somos competitivos, pero competimos de manera justa. Tratamos con honestidad a clientes, proveedores, competidores y a nosotros mismos. No nos involucramos en sobornos ni le permitimos a nadie que lo haga en nombre nuestro.

Protegemos la información que se nos ha confiado. Tenemos acceso a información sensible y confidencial. Debemos mantener esas confidencias empleando tanto la discreción como la tecnología disponible para protegerlas. De ninguna manera actuamos valiéndonos de información privilegiada ni la compartimos.

Somos responsables por lo que hacemos. Somos responsables los unos frente a los otros por lo que hacemos y dejamos de hacer. Por la calidad de nuestra asesoría y servicio, por la integridad de nuestras decisiones y acciones.

No hacemos negocios con personajes desprestigiados. Tenemos la obligación legal y profesional de conocer a nuestros clientes y de rehusarnos a hacer negocios con aquellos involucrados en actividades ilegales o corruptas o con aquellos cuya fuente de fondos fuese sospechosa. Debemos llevar a cabo un proceso de debida diligencia (due diligence) antes de comenzar a trabajar para un cliente.

Somos honrados y transparentes. Nuestra palabra es nuestro compromiso. Somos honestos en los tratos con clientes y entre nosotros: con todos con quienes nos relacionamos. Llevamos registros precisos y puntuales de nuestro trabajo y tiempo. Facturamos de acuerdo a los estándares y acuerdos a los que estamos sujetos.

Debemos dar gracias y apoyar a nuestras comunidades. Acogemos nuestras obligaciones como ciudadanos corporativos responsables de emplear los recursos de forma cuidadosa y de retribuir a las comunidades que nos apoyan.

Inflexibles sobre la calidad. Nuestra reputación descansa sobre la calidad de nuestra gente, asesoría y servicio. Eso significa que debemos asignar a la gente adecuada a cada asunto, dándoles instrucciones claras y suficientes para que hagan las cosas correctas mientras trabajan, y supervisarlos apropiadamente para asegurarnos de que las hagan de manera correcta.

 

Sobre nuestro código de conducta

Nuestro Código de Conducta se aplica a todo aquel que trabaje o guarde relación con The AEGENCY y sus afiliadas. Esperamos que aquellos con quienes hacemos negocios, incluso nuestros proveedores, honren estos principios.

 

¿Qué se espera?

Se espera que cada modelo, fotógrafo y empleado lea y entienda:

  • El Código de Conducta de Negocios de The AEGENCY.
  • Dónde y cuándo obtener orientación respecto de la aplicación del Código
  • Su obligación de informar violaciones o presuntas violaciones de este Código.
  • Su obligación de cooperar con la investigación de violaciones o presuntas

violaciones

  • El deber de los supervisores de proveer suficiente vigilancia para detectar

violaciones de aquellos a quienes supervisan, y

  • El deber de aquellos que reciben denuncias de procesar las violaciones de manera justa, objetiva y expeditiva, sin represalias contra aquellos que las informan de buena fe.

 

The AEGENCY tiene altas expectativas en particular para los modelos y aquellos que ocupan posiciones gerenciales. Se espera que lideren con el ejemplo, creen una cultura de comportamiento ético y que coadyuven a un ambiente en el cual aquellos a quienes supervisan estén familiarizados con el Código y se sientan cómodos para buscar orientación e informar presuntas violaciones del Código.

 

¿Cómo se decide?

Las siguientes secciones de nuestro Código explican las obligaciones de cumplimiento

y los estándares de The AEGENCY en distintas áreas específicas. Muchos de estos estándares son un punto de partida, y no hacen referencia a leyes, regulaciones y estándares profesionales locales específicos, los cuales usted también necesita considerar y cumplir.

 

Puede encontrarse con situaciones para las cuales The AEGENCY no tenga una política o estándar. O quizás no sepa con seguridad si una política se aplica a los hechos que se le presentan. Si ese fuese el caso, hágase estas preguntas que lo ayudarán a tomar las decisiones correctas y a hacer las cosas correctas:

  • ¿Viola la ley o la ética profesional?
  • ¿Es incompatible con la letra y el espíritu de este Código?
  • ¿Me sentiría avergonzado si mis amigos o familiares supiesen que hice esto?
  • ¿Puede causarle un perjuicio a The AEGENCY o dañar su reputación?
  • ¿Puede causarle daño físico, emocional o de otra índole a alguien?
  • ¿Me sentiría avergonzado si esto se informase en un blog o en una noticia?

 

Si puede responder “no” a todas estas preguntas, probablemente se halle en terreno

seguro. Si dice “sí” o “no estoy seguro” a cualquiera de ellas, busque orientación.

 

¿Dónde puede obtener orientación?

Si tuviera conocimiento o sospechara de una violación de este Código,

debe notificárselo a su supervisor. Si prefiriera no acudir a su supervisor o gerencia, o si ellos no resolvieran su inquietud de forma satisfactoria, deberá informarla al fundador The AEGENCY.

 

¿Cuáles son las sanciones por violaciones del Código?

Las violaciones de nuestro Código, nuestras políticas o la ley pueden acarrear sanciones disciplinarias, incluso la terminación del contrato. Los perpetradores también pueden ser objeto de sanciones civiles o penales. Tenga en cuenta que usted es responsable tanto por lo que hace como por lo que observa o se entera que otros hacen. Si no denuncia una violación, puede ser pasible de acciones disciplinarias, aun si usted no fue directamente responsable del hecho. Ello aplica especialmente a quienes ejercen responsabilidades de supervisión.

 

¿Puede ser apercibido?

The AEGENCY prohíbe los apercibimientos en contra de cualquiera que, de buena fe, denunciara cualquier conducta no ética o ilegal, conocida o presunta.También prohíbe los apercibimientos contra aquellos quienes participen en investigaciones relacionadas. Si usted cree haber sido objeto de actos de apercibimiento, notifíquelo de inmediato al fundador de The AEGENCY.

 

Sobre las personas

Estamos comprometidos con la diversidad y la inclusión de nuestros miembros, el apoyo y el desarrollo de su talento, y la dignidad y la seguridad en nuestro ambiente de trabajo.

 

Diversidad e inclusión

The AEGENCY fue fundada sobre la idea de la diversidad. Desde nuestros comienzos, nos hemos esforzado en promover un ambiente respetuoso e incluyente, que alienta a individuos diversos a progresar en lo personal y en lo profesional, como plenos colaboradores del éxito de The AEGENCY y de los clientes a quienes servimos. No permitimos ni toleramos la discriminación en nuestro lugar de trabajo. Esto significa:

  • Todas las decisiones acerca del personal deben ser: a) respetuosas de las diferencias entre empleados y potenciales empleados, b) basadas en factores relevantes a su habilidad para desempeñar el trabajo que hacen o se espera que ellos hagan, y c) conformes a todas las leyes y regulaciones aplicables.
  • Esto incluye decisiones relativas a reclutamiento, contratación, asignación, remuneración, entrenamiento y desarrollo, promoción y despido del personal,

así como otros términos y condiciones de empleo.

  • Las leyes locales aplicables, las cuales cumplimos, varían, pero las diferencias que nos empeñamos en pasar por alto en cuanto a decisiones de personal incluyen raza, color, credo, religión, ciudadanía, origen nacional, antecedentes étnicos y/o culturales, edad, sexo, género, identidad/expresión de género,orientación sexual, estado civil, gravidez y discapacidad.

 

Acoso

No toleramos el acoso en el lugar de trabajo. Ello aplica sin perjuicio de que la persona acosada o que comete el acoso sea un empleado o no. El acoso involucra un patrón de conducta abusivo y degradante (tales como, entre otras cosas, abuso verbal, comentarios o imágenes sexualmente explícitas o despectivas, mímica, tocamientos no deseados, o gestos o bromas lascivas u ofensivas) que alguien no solicitó o invitó, las cuales la persona acosada razonablemente considera indeseables u ofensivas. El acoso también puede tomar la forma de intimidación, como cuando un individuo o grupo busca intimidar, degradar, humillar o menospreciar a compañeros de trabajo. Tal acoso puede tener lugar dentro o fuera de la oficina, o a través de redes sociales. El acoso viola la ley en muchas jurisdicciones cuando su contenido se relaciona con cualquiera de las características protegidas de la víctima. No obstante, la política de The AEGENCY aplica a todas las formas de acoso, por lo que puede tomar acciones cuando lo considere apropiado contra los responsables del acoso, auncuando no existan protecciones legales específicas para la persona acosada.

 

Ambiente de trabajo saludable y seguro

Estamos comprometidos a mantener un ambiente de trabajo saludable y seguro en todas las oficinas. Se prohíbe todo tipo de comportamiento peligroso, abusivo o violento, o la amenaza de tal comportamiento, y no será tolerado. Esto significa:

  • Debemos comportarnos de manera segura, siguiendo todas las leyes y regulaciones de seguridad aplicables.
  • Prohibimos estrictamente la venta, posesión, distribución o consumo de sustancias ilegales y el consumo inapropiado de medicamentos bajo prescripción en nuestro lugar de trabajo. Trabajar bajo los efectos de las drogas, el alcohol u otras sustancias que comprometan su habilidad para trabajar de manera segura y efectiva constituye una violación.
  • Según fuese apropiado conforme a la costumbre o ley local, está permitido consumir alcohol responsablemente y con moderación en eventos que estén patrocinados o autorizados por The AEGENCY en los que se sirva alcohol.
  • No se permiten armas de fuego ni de otro tipo en nuestras instalaciones, salvo que lo exigiera la ley local o responsabilidad laboral (p. ej., un oficial de seguridad).

 

Sobre las relaciones con competidores

Estamos comprometidos a competir de manera justa y con integridad, basados únicamente en la calidad de nuestra gente, asesoría y servicio; nunca en prácticas desleales. Esto significa que:

  • No hacemos declaraciones engañosas ni vilipendiosas acerca de nuestros

competidores.

  • Cumplimos estrictamente las leyes de defensa de la competencia, que generalmente prohíben discutir o suscribir acuerdos, formales o informales, relacionados con. actividades que puedan restringir la competencia. Ejemplos de ello incluyen: manipulación fraudulenta de licitaciones, fijación de precios, o división y asignación de territorios de mercado específicos con competidores. Incluso discutir las tarifas

que cobramos, o los descuentos que damos, puede ser un problema si hablamos con alguien de una firma de abogados competidora.

 

Si alguno de estos temas surge al hablar con un competidor, detenga la conversación inmediatamente e informe al fundador The AEGENCY

 

Protección de la información confidencial

Como miembros de The AEGENCY, sea como empleado o modelos, tenemos acceso a información confidencial sensible. Nuestros clientes, socios comerciales y proveedores creen en nosotros en gran medida debido a la confianza que tienen en que nosotros podemos mantener y mantendremos las confidencias que comparten con nosotros. Al mismo tiempo, muchos de nosotros necesitamos acceder a la información confidencial y privada de The AEGENCY a fin de hacer nuestro trabajo.

Es nuestra responsabilidad mantener la confidencialidad y proteger tal información
de los clientes, socios comerciales y proveedores y de The AEGENCY , excepto que su divulgación esté específicamente autorizada por The AEGENCY , permitida conforme a las reglas de responsabilidad profesional a las que estamos sujetos, o sea requerida por ley. Esto significa:

  • Se espera que estemos familiarizados con las medidas de seguridad de The AEGENCY  y los procedimientos de control interno y los cumplamos para el uso de la red, sistemas, aplicaciones y equipos de The AEGENCY , incluidas computadoras, laptops, dispositivos móviles, Internet, puntos Wi-Fi, dispositivos de almacenamiento, tales como dispositivos de memoria extraíble y USB, y acceso remoto. Este requerimiento incluye equipos propios que contengan o accedan a aplicaciones de The AEGENCY .
  • Se espera que protejamos cuidadosamente estos dispositivos en lugares en los que puedan ser robados o extraviarse, que no compartamos contraseñas ni códigos de acceso, y que no le permitamos a otros usar nuestras cuentas o dispositivos.
  • Se espera que seamos cautos cuando discutimos información sensible en un teléfono móvil o con un compañero de trabajo en lugares públicos, tales como elevadores, aeropuertos, restaurantes, trenes, autobuses y aviones, o en áreas abiertas de The AEGENCY , tales como salones de descanso o baños.
  • Debemos tener cuidado de no dejar documentos con información sensible donde una persona no autorizada pueda leerlos, incluso escritorios vacíos o sobre máquinas copiadoras.

 

Privacidad e información personal

Estamos comprometidos con el manejo responsable de datos personales y en cumplimiento de todas las leyes aplicables. Los datos personales incluyen, entre
otras cosas, cualesquiera datos que puedan ser empleados para identificar o localizar individuos, tales como nombres, fechas y lugares de nacimiento, direcciones, correos electrónicos, números de seguridad social, licencias de conductor u otros números de identificación gubernamentales, cuentas de redes sociales, y datos relacionados con tales identificadores, etc. Esto significa que nosotros como The AEGENCY, y como individuos en tanto nuestros deberes involucren el uso de tales datos, debemos:

  • Entender y adherir a las leyes y regulaciones de privacidad que aplican a cualesquiera datos personales en las jurisdicciones en las que sean ingresados, procesados o usados
  • Informar a otros y asegurar el cumplimiento de las políticas de privacidad de los contratos que suscribimos, así como las políticas de privacidad exigidas por clientes, proveedores y otros cuyos datos usemos, procesemos o tengamos acceso
  • Recabar y usar datos personales solo para fines comerciales
  • Emplear datos “anónimos” (p. ej. con los nombres removidos y no identificables) o datos “agregados” (resumidos para que no sean identificables con un individuo en particular) en la medida de lo posible
  • Limitar el acceso a datos personales a aquellos individuos que lo necesiten para fines comerciales legítimos
  • Extremar los cuidados para prevenir acceso no autorizado al procesamiento de datos personales o la pérdida accidental de los mismos
  • Notificar inmediatamente a un supervisor o al Director Jurídico de The AEGENCY  o al Director de Responsabilidad Profesional, en caso de notar algún acceso, adquisición, divulgación, procesamiento o uso no autorizado de los datos personales que tengamos.

 

Uso de las redes sociales

The AEGENCY  por lo general no restringe el acceso a sitios de redes sociales. Sin embargo, nosotros tenemos responsabilidades legales y éticas relevantes que debemos cumplir cuando usamos las redes sociales. Estas incluyen nuestras obligaciones de proteger la privacidad, confidencialidad e intereses legales de The AEGENCY y de sus clientes, y de no emplear tales redes de forma tal que pudiesen constituir publicidad de abogado no autorizada.

Cuando use redes sociales, debe hacerlo con conocimiento de que alguien dentro de The AEGENCY , un cliente, un proveedor de The AEGENCY , una contraparte en un asunto, o un juez o ente regulatorio puede ver lo que afirma o publica. Cualquier divulgación de información confidencial, de negocios o privada de The AEGENCY, o la de sus clientes, es inapropiada a menos que haya obtenido autorización previa y expresa por parte de la gerencia de The AEGENCY  y cualquier cliente afectado, o que la comunicación esté expresamente permitida conforme a las leyes aplicables en materia de trabajo o empleo.

Cualquier conducta que infrinja la ley o cree un conflicto de interés, o que de otra forma perjudique los intereses comerciales de The AEGENCY  o de cualquier cliente, excepto si se trata de expresiones protegidas, está prohibida y puede ser pasible de acción disciplinaria.

El trato con los medios informativos

Las relaciones con los medios constituyen una parte importante en la construcción de concientización acerca de las habilidades y fortalezas de nuestra Firma. Son un componente clave para mejorar y proteger nuestra reputación. Sin embargo, el tratar con medios informativos no está exento de riesgo. Así que es importante que abordemos las relaciones con los medios cuidadosamente.

Solo las personas autorizados pueden hablar o responder inquietudes de los medios en nombre de The AEGENCY . El fundador es el único que puede hablar con los medios acerca de temas delicados y asuntos de interés para toda The AEGENCY.

Esta política también prohíbe brindar información relevante no pública a otra persona para que esta otra persona comercie bursátilmente sobre la base de la información para su beneficio.

 

Rob Chamaeleo

Fundador